Главный герой незаконченного романа Николая Гоголя «Мертвые души» бывший чиновник Павел Чичиков скупал мертвые души или другими словами права на умерших крепостных, смерть которых еще не была официально оформлена. В современном Казахстане также можно встретить Чичиковых и мертвые души, которые в нашем случае являются живыми людьми, которые получают заработную плату, не исполняя какие-либо фактические обязанности. В английском языке такой термин называется ghost employees – дословно работники призраки.
Что необходимо, чтобы создать схему с мертвыми душами в компании или государственном учреждении? Основные действующие лица это руководство компании или крупного подразделения (менеджмент), отдел по работе с персоналом (HR) и непосредственно сами фиктивные работники (мертвые души).
Как показывает практика, менеджмент является основным вдохновителем и организатором подобных схем. Отдел по работе с персоналом необходим, чтобы покрывать или даже быть непосредственно исполнителем схемы. Фиктивные работники предоставляют свои документы для трудоустройства и отдают часть своей заработной платы менеджменту.
В некоторых случаях фиктивные работники могут даже не знать о том, что они трудоустроены где-либо и получают заработную плату. Это возможно в случае, если организация выдает заработную плату наличными в кассе, т.е. за фиктивного работника при получении денег расписывается его начальник или даже сам кассир. Еще один пример возможен в странах, где принято выдавать заработную плату чеками, как в США. Чек просто воруется при выписке или отправляется на другой почтовый адрес (https://en.wikipedia.org/wiki/Cheque_fraud).
Схема с фиктивными работниками зачастую осуществляется в государственных учреждениях или государственных компаниях, т.е. там, где руководство не заинтересовано в получении прибыли. В коммерческих организациях данная схема осуществляется либо нечестным менеджментом, слабо контролируемым акционерами, либо в удаленных подразделениях и филиалах.
Один из последних примеров таких схем, который освещался в средствах массовой информации, это «судебное разбирательство по делу руководства и сотрудников пятого батальона Управления специализированной службы охраны (УССО) Алматы МВД РК, которых обвиняют в получении взятки и начислении зарплат «мертвым душам» как сообщает портал tengrinews.kz (подробнее можно узнать по ссылке https://tengrinews.kz/crime/mertvyie-dushi-usso-almatyi-mvd-rk-komandir-batalona-esche-322247/).
Можно выделить следующие случаи фиктивных работников, которые встречаются в казахстанских частных и государственных организациях: супруги или родственники руководителей (на различных позициях), заместители начальников подразделений (желательно, чтобы заместителей было несколько, тогда не так заметно отсутствие одного из них), обычные специалисты в любом подразделении.
К фиктивным работникам можно отнести работников, которые осуществляют какие-либо функции непосредственно для личных нужд руководителей. Это личные и семейные водители, уборщицы, няни, охранники, которые оформлены в организации, чтобы руководство могло не платить им из своего кармана.
Как узнать имеются ли в вашей организации мертвые души?
Как ни странно простой поголовный пересчет работников может достаточно эффективно выявить отсутствующих и фиктивных работников. У тех работников, кого не оказалось на рабочем месте, следует запросить их функционал работы, отчеты о проделанной работе. Фиктивные работники редко могут объяснить чем они занимаются (или чем должны заниматься) и уж еще реже смогут предоставить отчеты о своей работе.
Сильное средство обнаружения мертвых душ – это горячая линия – один из механизмов системы комплаенс. Конечно, данная горячая линия должна по-настоящему функционировать, а именно все работники должны знать о ее существовании и как ей пользоваться, она должна обеспечивать конфиденциальность и должны быть механизмы реагирования на поступающие сообщения. Люди не любят работать за кого-то еще. А наличие фиктивных работников означает, что их обязанности должны выполняться реальными работниками. Такие реальные работники могут быть основными источниками поступления сообщений на горячую линию о мертвых душах.
В компании необходимо принять документы, где будет прописано, что можно делать и что нельзя, что правильно, а что нет. Такие документы называются кодекс этики и кодекс корпоративного поведения, которые также являются частью системы компленс. Работники должны пройти тренинги по знанию и пониманию таких документов, где расписано, что фиктивные сотрудники это плохо и какие действия предпринять, если работник знает об их наличии. По результатам тренингов работники должны будут подписать декларацию о соблюдении требований кодекса этики и кодекса корпоративного поведения. Такая декларация расписывает права и накладывает обязательства на работников и, в то же время, будет являться документом, который защищает их как от неправомерных действий руководства и коллег, так и от излишней работы благодаря мертвым душам.
Схемы с фиктивными работниками, конечно, не являются казахстанским ноу-хау в области мошенничества, но довольно много местных компаний и учреждений страдают от таких схем. Высокая корпоративная культура, механизмы реагирования на сообщения и общий высокий уровень системы комплаенс в организации сводят схемы с фиктивными работниками к минимуму. Акционерам, так же как и менеджменту компаний, желательно больше внимания уделять вышеуказанным мерам и быть вовлеченными в работу системы комплаенс.